Aby złożyć wniosek reklamacyjny, należy go najpierw napisać, z treści powinno wynikać co jest problemem, jak wobec tego mamy roszczenia. Jak to zrobić, najlepiej pytać przed zakupem jaką formę reklamacji respektuje sprzedawca.
Chociaż wiele firm zgadza się na przyjmowanie reklamacji innym trybem niż pisemnym, to lepiej warto mieć potwierdzenie jej wniesienia. Czasem jesteśmy pewni, że sprzedawca przyjmie reklamację telefoniczną, jest to jeden z najczęstszych błędów, gdy pisemna reklamacja to szczegółowe zestawienie problemu.
Opracowanie reklamacji
Podstawowymi elementami formalnej skargi jest identyfikację stron, która może być opracowane w następujący sposób:
Identyfikacja powoda : musi zawierać imię i nazwisko, numer identyfikacyjny (zwykle nadawany jest przy usługach, odbiorcy energii mają własne numery klienta, warto też by dodali numer PPE), adres i kod pocztowy, numer telefonu.
Identyfikacja osoby lub firmy, do której się odnosi : nazwa firmy, dobry adres, ten do korespondencji, nadanie pisma na inny adres w zależności od firmy, czasem nie skutkuje wszczęciem post. reklamacyjnego.
Identyfikacja produktu lub usługi twierdzenie: numer polisy ubezpieczeniowej, numer rachunku przypadkach roszczeń dot. rachunków za prąd czy usługi telekomunikacyjne.
Zestawienie faktów : musimy pokrótce wyjaśnić problem, z czym się nie zgadzamy z ceną kWh, z naliczonymi minutami za rozmowę, produkt ma defekt… jest wiele możliwości.
Wykaz dokumentów załączonych do listu . Po faktów, albo na końcu listu, należy dodać: „Załączam kopie umowy / faktury / rachunki …” lub innego dokumentu.
Oczekiwane zachowanie: Wskaż, czego oczekujesz, czy chcesz aby fakturę sprostowano, naprawiono daną rzecz itp. Reklamacje są co do zasady rozstrzygane w ciągu 14 dni, ale na niektóre roszczenia firmy z mocy prawa maja 30 dni an rozstrzygnięcie.
Nie zapomnij o dacie i podpisie
Przykład reklamacji
[Adres] [Data]
[ kod pocztowy]
[Imię i nazwisko osoby skarżącej – osoby uprawnione, reklamować usługę może tylko osoba która podpisał umowę]
[nazwa firmy]
[adres]
[adres]
[nazwa osoby kontaktowej]
Piszę, aby poinformować, że dnia [data] Kupiłem [adres sklepu] jeden z waszych produktów [nazwa produktu z serii lub modelu]. Niestety, ale produkt nie działa dobrze, ponieważ [wyjaśnić problem] .
Załączam kopię dowodu zakupu, dowodu transakcji [pokwitowania, gwarancje, czeki, umowy, numery seryjne i model, a wszelkie inne dokumenty w jego posiadaniu].
Czekam na odpowiedź w sprawie mojego problemu. W związku z tym pragnę [opisz roszczenia]
Z poważaniem,
[Imię i nazwisko]
[numer konta] jeśli wnioskujesz o zwrot gotówki
sprawdź jak napisać reklamację rachunku za prąd –
- http://energiadirect.pl/poradniki/pge-reklamacje
- http://rachunekzaprad.com.pl/tag/reklamacja-rachunku-za-prad
- http://energiadirect.pl/poradniki/tauron-reklamacje